Vanwege diverse technische en organisatorische redenen beslisten zowel gemeente Westerlo, Herselt als Hulshout in 2023 tot het vervangen van hun respectievelijke telefooncentrales. Binnen het Woonzorgcentrum ‘Parel der Kempen’ is momenteel nog een aparte telefooncentrale aanwezig die pas in 2026 vervangen zal worden. De mogelijkheid om de specifieke noden (alarmering, DECT gateway, oproepsysteem …) voor een woonzorgcentrum te ondervangen wordt als een meerwaarde aanzien daar het mogelijk is dat in een latere fase ook OCMW Westerlo zal afnemen van de opdracht. Het besluit dat OCMW Westerlo al dan niet effectief zal afnemen van de opdracht vanaf 2026 zal voorafgaandelijk grondig geëvalueerd en gemotiveerd worden door de dienst ICT.
Gezien de sterk gelijklopende noden en met in het achterhoofd de mogelijkheid om in noodgevallen op elkaar terug te kunnen vallen wordt voorgesteld om de aankoop van de nieuwe telefooncentrale gezamenlijk te organiseren.
Elk bestuur zal zijn eigen centrale gebruiken. Door echter dezelfde oplossing bij dezelfde leverancier af te nemen wordt de mogelijkheid tot snel schakelen bij noodgevallen sterker gefaciliteerd.
Gezien de sterke toename aan (structureel) thuiswerk en de wens om beter voorbereid te zijn op calamiteiten (stroomonderbrekingen, cyberaanvallen …) wordt resoluut ingezet op de aankoop van een Cloud centrale die volledig onafhankelijk van de eigen infrastructuur kan werken.
Via een samenwerking wordt bijkomend getracht om schaalvoordelen en efficiëntiewinsten te creëren. Door de ontstane specialisatie worden de juridische risico's ingeperkt. Tevens kan deze dienstverlening leiden tot professionalisering van het lokaal aankoopbeleid en kennisdeling.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, en latere wijzigingen
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en latere wijzigingen.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de deelname aan een gezamenlijke occasionele opdracht, overeenkomstig artikel 48 van de wet van 17 juni 2016 betreffende overheidsopdrachten, goed met deelnemende besturen gemeente Herstelt, Hulshout en Westerlo en OCMW Westerlo. De gezamenlijke occasionele opdracht heeft als voorwerp 'Groepsaankoop cloud telefooncentrale' met ref. 2024-009.
Gemeente Westerlo zal in kader van voorgenoemde opdracht de rol als trekker opnemen en optreden namens alle deelnemende besturen.
Gemeente Westerlo staat in voor de voorbereiding, plaatsing en de gunning van de opdracht alsook voor de organisatie en de administratieve afhandeling ervan.
De bevoegde organen van alle deelnemende besturen dienen nog wel steeds voorafgaandelijk de opdrachtdocumenten (goedkeuring van lastvoorwaarde, gunningswijze en bijhorende raming) evenals de gunning zelf (gemotiveerd besluit tot gunning) goed te keuren alvorens de aangeduide aanbestedende overheid met name gemeente Westerlo respectievelijk de uitnodigingen tot offerte verstuurt en de mededeling gunning overmaakt aan de opdrachtnemer.
Tot slot zal gemeente Westerlo overgaan tot sluiting van voorgenoemde opdracht in naam van alle deelnemende entiteiten, op voorwaarde dat er tijdens de wachttermijn geen schorsingsvorderingen zijn ontvangen.
De ondersteuning stopt na de sluiting van de opdracht. Daarna zijn alle deelnemende besturen zelf verantwoordelijk voor het bestellen, opvolgen en betalen van de geleverde prestaties.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de samenwerkingsovereenkomst goed met de deelnemende gemeentebesturen Herselt, Hulshout, Westerlo en OCMW Westerlo in kader van de opdracht met als voorwerp 'Groepsaankoop cloud telefooncentrale' met ref. 2024-009.
De samenwerkingsovereenkomst occasionele gezamenlijke opdracht aangaande 'Groepsaankoop cloud telefooncentrale' tussen OCMW Westerlo en de deelnemende besturen maakt integraal deel uit van dit besluit.
De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en algemeen directeur worden gemachtigd de samenwerkingsovereenkomst in kader van voorgenoemde opdracht te ondertekenen.
Bovenvermelde samenwerkingsovereenkomst treedt in werking op datum van de ondertekening en dit voor de duur van de opdracht ‘Groepsaankoop cloud telefooncentrale' met ref. 2024-009.
De door Gemeente Westerlo gepresteerde uren worden niet doorgerekend aan de deelnemende entiteiten. In geval van een juridisch geschil betreffende deze overheidsopdracht, is elke deelnemende entiteit mee verantwoordelijk voor alle mogelijke kosten in verhouding tot zijn aandeel in de opdracht. In geval van een geding duidt gemeente Westerlo een raadsman aan.
Het vast bureau wordt gevraagd om in kader van de groepsaankoop over te gaan tot goedkeuring van de lastvoorwaarden, wijze gunning en bijhorende raming overeenkomstig het besluit van 25 februari 2019
waarin het begrip 'dagelijks bestuur' wordt gedefinieerd.
Het vast bureau is overeenkomstig het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 eveneens belast met de gunning en sluiting in kader van voorgenoemde opdracht.
Gemeentebestuur Westerlo wordt in kennis gesteld van dit besluit.