Voor de overheidsopdracht van levering met als voorwerp 'Plaatsing van warmtepompen in de assistentiewoningen van het woonzorgcentrum' werden op 31 mei 2023 per mail en per aangetekend schrijven 10 ondernemers uitgenodigd om deel te nemen aan de procedure, met als uiterste indieningsdatum 15 juni 2023 - 16u00. De opdracht werd bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking geplaatst. Er werd slechts 1 offerte ontvangen. Uit het administratief onderzoek van de offerte blijkt de offerteprijs van de enige indiener de raming van de opdracht ruimschoots te overschrijden alsook overstijgt de offerteprijs de maximale uitgave die binnen de gevoerde procedure wettelijk vastgelegd is.
Bijgevolg was het zowel budgettair als op basis van de gevoerde procedure, niet mogelijk om tot gunning en sluiting van de opdracht over te gaan.
De dienst aankopen en contracten adviseerde, na overleg met de dienst projecten, om de procedure stop te zetten en opnieuw op te starten zodoende een ruimer aantal geïnteresseerden te bereiken.
De noodzaak van een nieuwe warmtepompinstallatie in de assistentiewoningen en de polyvalente zaal in het woonzorgcentrum, blijft echter hoog. Het vast bureau werd daarom gevraagd een principiële goedkeuring te verlenen tot stopzetting van de gevoerde procedure en goedkeuring te geven van de lastvoorwaarden, plaatsingswijze en raming van de nieuwe opdracht voor leveringen met als voorwerp: 'Plaatsing van warmtepompen in de assistentiewoningen van het woonzorgcentrum heraanbesteding' met ref 2023-032. Op deze wijze wordt een aanzienlijke tijdswinst behaald zodat het project in het najaar 2023 alsnog kan gerealiseerd worden.
De technische bepalingen, de raming en de plaatsingswijze wijzigen niet van de oorspronkelijk beslissing, zoals genomen in de raad van 22 mei 2023. Zo wordt de opdracht geraamd op een waarde van 134 629,01 euro excl of 142 707,70 euro incl 6% btw waardoor de opdracht bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekenmaking verloopt (de goed te keuren uitgave excl btw bereikt de drempel van 140 000 euro niet).
1. Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van 140.000,00 EUR niet) bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
2. Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren en latere wijzigingen.
3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en latere wijzigingen.
4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies en latere wijzigingen.
5. Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van het OCMW Westerlo 20 juni 2022 waarbij het begrip ‘dagelijks bestuur’ wordt gedefinieerd en waarin de gevallen worden opgesomd die van een voorafgaand visum door de financieel directeur worden vrijgesteld.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de genomen beslissing van het VAB op 4 juli 2023 houdende de stopzetting van overheidsopdracht voor leveringen met als voorwerp: 'Plaatsing van warmtepompen in de assistentiewoningen van het woonzorgcentrum' met ref 2023-032 alsook de heraanbesteding van de opdracht: 'Plaatsing van warmtepompen in de assistentiewoningen van het woonzorgcentrum_heraanbesteding' met de bijhorende lastvoorwaarden, plaatsingswijze en raming en bekrachtigd deze.