2022_GR_00250 - Ontwerpopdracht Hoppinpunt Zoerle-Parwijs dorp en Hoppinpunt Oevel dorp: toekenning ‘in-house’ studieopdracht aan IOK - Goedkeuring

De gemeente vraagt ondersteuning aan IOK voor de realisatie van 2 Hoppinpunten:
– Het Gemeentelijk Hoppinpunt Zoerle-Parwijs dorp (deelopdracht 1)
– Het Gemeentelijk Hoppinpunt Oevel dorp (deelopdracht 2)

De gemeente Westerlo heeft aan IOK gevraagd om ondersteuning te bieden onder de vorm van een A- tot Z-ontzorging vanaf de initiële onderzoeksfase tot en met de technische fase en de aanbesteding van het project. Eveneens wordt ondersteuning voorzien in functie van de subsidieaanvraag.
Naar aanleiding hiervan heeft IOK een opdrachtnota opgesteld. Deze opdrachtnota werd opgemaakt in navolging van het verkennend overleg met de opdrachtgever dd. 2 juni 2022, en in navolging van bijkomende info van de project manager van de gemeente Westerlo.

Voor de uitvoering van de opdracht wordt door IOK een multidisciplinair projectteam samengesteld dat de nodige expertises uit diverse diensten binnen IOK kan inzetten: mobiliteit, ontwerpteam, ruimtelijke planning, infrastructuur, grondverwerving, patrimoniumbeheer, duurzaamheidsteam en juridische dienst. De inzet van deze disciplines is een belangrijke troef voor een integrale aanpak.
De medewerkers van IOK uit de diverse disciplines beschikken over een grote expertise en verworven know-how inzake diverse studieopdrachten, ten gevolge van de uitvoering van gelijkaardige opdrachten voor haar aandeelhouders. 

De opdracht bestaat uit volgende fases; 

• Fase 1: Onderzoeksfase
• Fase 2: Ruimtelijk ontwerp
• Fase 3: Technisch ontwerp en minder hinder aanpak
• Fase 4: Omgevingsvergunningsaanvraag
• Fase 5: Aanbesteding van de technische uitvoering
• Fase 7: Subsidie(s) aanvragen

Fase 6, begeleiding en opvolging van de uitvoering is momenteel niet in de opdracht inbegrepen. 

De (minimale) doorlooptijd van een ‘modeltraject’ (fase 1 tot en met fase 7) voor de realisatie van het Hoppinpunt wordt ingeschat op 19 maanden (voor fase 1 tot en met fase 6 wordt op een goed jaar gerekend). De effectieve doorlooptijd is sterk afhankelijk van een diverse factoren (beschikbaarheid overlegmomenten kernteam, besluitvormingsproces opdrachtgevend bestuur, onvoorziene uitdagingen, etc.)

Kostprijs

De opdrachtnota omvat een voorstel van traject voor uitvoering van de besproken opdracht met aanduiding van te ondernemen stappen en activiteiten, die de basis vormen voor een kostprijsraming. Mits goedkeuring door het gemeentebestuur  vormt deze opdrachtnota het afsprakenkader waarbinnen de opdracht wordt uitgevoerd door het mobiliteitsteam, het ontwerpteam en de technische dienst van IOK. Indien in de loop van het proces voortschrijdend inzicht leidt tot verfijning of heroriëntatie van de opdracht met implicaties op inhoud en kostprijs, dan kan de opdrachtnota aangepast of aangevuld worden in overleg met de opdrachtgever.

Een raming van de kostprijs van de in de opdracht te leveren prestaties bedraagt (waarvan detail in procesnota) 69.171,54 euro voor beide Hoppinpunten waarbij de de processen maximaal op elkaar worden afgestemd, ofwel 34.585,77 euro per Hoppinpunt met samenvallende kernteams (8), samenvallende PSG (3) en samenvallend plaatsbezoek. 

De werkelijk geleverde prestaties worden vergoed door de gemeente tegen de uurtarieven zoals door de raad van bestuur van IOK jaarlijks vastgelegd. Voor de prestaties die in 2022 worden geleverd, bedraagt het tarief voor een stafmedewerker 80,40 euro/uur en voor een tekenaar en/of administratief medewerker 59,71 euro/uur.
Deze bedragen zijn exclusief BTW. BTW is niet van toepassing op deze opdracht.

De kosten van de opdracht dienen te verrekend worden op het investeringsbudget van 2023 onder Actie000076 'We onderhouden de openbare infrastructuur' met R002165.
De verwachte subsidies zijn voorzien bij ontvangsten onder de Actie000076 'We onderhouden de openbare infrastructuur' met R002164

De gemeente is in de mogelijkheid om deze opdracht ‘in house’ toe te vertrouwen aan IOK. De opdracht valt bijgevolg buiten het toepassingsgebied van de wet van 17 juni 2016 betreffende overheidsopdrachten op basis van artikel 30 van voorgenoemde wet, met name het in-house-toezicht. De ondersteuning van de gemeente door IOK gebeurt immers, voor deze opdracht, op basis van het inhouse principe, waarbij IOK niet optreedt als marktspeler maar als ‘inhouse verlengstuk’ van het lokaal bestuur.
Een opdracht die wordt gegund aan een intergemeentelijk samenwerkingsverband door een aandeelhouder is een gezamenlijke in house opdracht wanneer voldaan is aan de voorwaarden zoals vermeld in artikel 30,§ 3 van deze wet. In kader van deze opdracht voldoet IOK aan de vermelde voorwaarden.

- Het gemeentedecreet;
- Het burgerlijk wetboek
- Het decreet van 6 juli 2011 houdende de intergemeentelijke samenwerking;
- De wet van 17 juni 2016 betreffende overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 30 sluit opdrachten die kaderen in diverse in house relaties uit van het toepassingsgebied van deze wet. Een opdracht die wordt gegund aan een intergemeentelijk samenwerkingsverband door een aandeelhouder is een gezamenlijke in house opdracht wanneer voldaan is aan de voorwaarden van artikel 30,§ 3 van deze wet:
Een aanbestedende overheid die op een privaat- of publiekrechtelijke rechtspersoon geen controle uitoefent in de zin van paragraaf 1, kan niettemin een overheidsopdracht plaatsen bij die rechtspersoon zonder deze wet toe te passen, indien aan elk van de volgende voorwaarden is voldaan:
1°de aanbestedende overheid oefent, samen met andere aanbestedende overheden, op die rechtspersoon toezicht uit zoals op hun eigen diensten;
2°meer dan 80 % van de activiteiten van die rechtspersoon behelst de uitvoering van taken die hem zijn toegewezen door de controlerende aanbestedende overheden of door andere, door diezelfde aanbestedende overheden gecontroleerde rechtspersonen; en
3°er is geen directe participatie van privékapitaal in de gecontroleerde rechtspersoon, met uitzondering van geen controle of blokkerende macht opleverende vormen van participatie van privékapitaal, vereist krachtens de nationale wetgeving, in overeenstemming met de verdragen, die geen beslissende invloed uitoefenen op de gecontroleerde rechtspersoon.
Voor de toepassing van het eerste lid, onder 1°, oefenen de aanbestedende overheden gezamenlijk toezicht uit op een rechtspersoon indien aan elk van de volgende voorwaarden is voldaan:
1°de besluitvormingsorganen van de gecontroleerde rechtspersoon zijn samengesteld uit vertegenwoordigers van alle deelnemende aanbestedende overheden. Individuele vertegenwoordigers kunnen verscheidene of alle deelnemende aanbestedende overheden vertegenwoordigen;
2°deze aanbestedende overheden zijn in staat gezamenlijk beslissende invloed uit te oefenen op de strategische doelstellingen en belangrijke beslissingen van de gecontroleerde rechtspersoon; en
3°de gecontroleerde rechtspersoon mag geen belangen nastreven die in strijd zijn met de belangen van de controlerende aanbestedende overheden.
In casu is voldaan aan alle bovenvermelde voorwaarden; IOK heeft immers een aandeelhoudersstructuur van louter openbare besturen; Alle activiteiten van IOK worden verricht ten behoeve van haar aandeelhouders; De bestuursorganen van IOK zijn samengesteld uit vertegenwoordigers van alle aandeelhouders zodat toezicht door de aandeelhouders wordt uitgeoefend op IOK zoals op de eigen diensten;
Op basis van bovenvermelde overwegingen kan in casu toepassing worden gemaakt van de ‘in-house’-exceptie, waardoor een aandeelhouder rechtstreeks opdrachten kan toekennen aan IOK zonder toepassing te maken van de wetgeving betreffende overheidsopdrachten.