Met als doel flessenhalzen in de dagelijkse werking te voorkomen en om de uitvoering van het beleid zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, is het logisch dat de raad voor maatschappelijk welzijn gebruik maakt van de mogelijkheid om bepaalde categorieën uit te sluiten van de visumverplichting vermeld in artikels 266 en 267 van het decreet over het lokaal bestuur en artikel 99 van besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018.
In de praktijk blijkt het aangewezen om een 'advies' in te voeren met als doel te vermijden dat op einde van het traject een negatief visum moet worden gegeven in een dossier.
Het organisatiebeheersingssysteem moet de procedure vastleggen om de wettelijkheid, de regelmatigheid en de beschikbaarheid van kredieten te verzekeren voor verbintenissen die van de visumplicht zijn uitgesloten.
Om redenen van administratieve eenvoud, efficiënte werking en afstemming van interne controle worden de richtlijnen voor gemeente en OCMW en AGB op elkaar afgestemd. Bijgevolg is het aangewezen gelijkaardige voorwaarden vast te leggen voor het verlenen van een advies en visum in alle organisaties.
Voorgesteld wordt om in grote lijnen onderstaand stramien te volgen voor de toepassing van de regelgeving:
1. Om te vermijden dat op het einde van het traject van een dossier een negatief visum moet worden gegeven, kan reeds voorafgaand aan het nemen van een beslissing met financiële impact aan de financieel directeur een advies worden gevraagd. Het advies kan bestaan uit een financieel beleidsadvies, een advies over de kredietcontrole en een advies over de wettigheid en de regelmatigheid.
2. Er is geen visum wenselijk voor:
3. Voor de toekenning van investeringssubsidies wordt steeds een visum aan de financieel directeur gevraagd.
4. Gezien een verhoogd risico op onregelmatigheden bij meerwerken voor overheidsopdrachten zijn deze ook onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat de verbintenis kan worden aangegaan.
5. Voor de financiële verbintenissen van (on)bepaalde duur wordt de kostprijs bepaald op basis van de kostprijs per maand maal het aantal maanden dat de verbintenis van kracht is met een maximum van 48 maanden.
6. De procedure om de wettelijkheid, de regelmatigheid en de beschikbaarheid van kredieten te verzekeren van uitgaven die van de visumplicht zijn uitgesloten, wordt expliciet vastgelegd in het organisatiebeheersingssysteem.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
Het besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen van 30 maart 2018
De Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten
Het KB plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 18 april 2017
De Wet betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen van 29 juli 1991.
De Wet betreffende de openbaarheid van bestuur, van 11 april 1994.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3.
Vaststelling van de bepalingen inzake het advies en visum van de financieel directeur
§ 1. Advies
1° Voorafgaand aan het nemen van een beslissing tot financiële verbintenis voor alle visumplichtige dossiers, kan aan de financieel directeur een advies worden gevraagd. De adviesvraag wordt gesteld en het advies wordt verleend via het notulensysteem of via e-mail. Aan de financieel directeur wordt een dossier ter beschikking gesteld dat alle documenten en stukken bevat die van nut zijn voor de adviesverstrekking.
2° Het advies kan bestaan uit een financieel beleidsadvies, een advies over de kredietcontrole en een advies over de wettigheid en de regelmatigheid.
Het financieel beleidsadvies bevat een oordeel over de specifieke financieringswijze, de impact op het meerjarenplan en een overzicht van de mogelijke financiële risico’s en aanbevelingen.
Het advies over de kredietcontrole bevat een uitspraak over de beschikbaarheid van kredieten.
Onder het advies over de wettigheid en de regelmatigheid wordt verstaan een gunstig of ongunstig advies over de wettigheid en de regelmatigheid van de voorgenomen financiële verbintenis.
3° In het geval dat de aan de verbintenis verbonden uitgaven hoger zijn dan het grensbedrag waarbinnen beroep kan worden op het systeem van de aanvaarde factuur en de financiële verbintenis betrekking heeft op een overheidsopdracht, kan voor het bepalen van de gunningswijze en de aannemingsvoorwaarden een advies worden gevraagd aan de financieel directeur voordat het dossier wordt opgenomen op de agenda van het vast bureau of de raad voor maatschappelijk welzijn.
Het advies van de financieel directeur kan aan het dossier worden toegevoegd.
4° Er wordt altijd een beleidsadvies gevraagd bij de opmaak van een retributie-, subsidie, of belastingreglement en voor alle verbintenissen m.b.t. daden van beschikking voordat deze op de agenda van het bevoegd orgaan wordt geagendeerd.
5° De financieel directeur zal in overleg met de betrokken dienst de wenselijke termijn voor het aanleveren van beleidsadvies bepalen. De financieel directeur streeft er naar om zijn advies over kredietcontrole en over de wettigheid en de regelmatigheid onverwijld te geven binnen een termijn die in overleg met de betrokken dienst wordt bepaald. Indien het dossier onvolledig is of de financieel directeur het nodig acht om extra informatie op te vragen i.f.v. een correcte adviesverlening, wordt deze termijn gestuit tot de gevraagde stukken of informatie aan de financieel directeur werden aangeleverd.
§2. Visum
1° Voorafgaand aan het nemen van beslissingen en het aangaan van verbintenissen met budgettaire en financiële impact staat de financieel directeur in voor de krediet- en wetmatigheidscontrole, het visum. De visumverlening verloopt via het notulensysteem. Bij elke visumaanvraag wordt aan de financieel directeur een dossier ter beschikking gesteld dat alle documenten en stukken bevat die nuttig en nodig zijn voor het verlenen van een visum (hiervoor worden afspraken vastgelegd tussen de betrokken dienst en de financieel directeur). Indien de financieel directeur oordeelt dat het dossier onvolledig is, deelt hij dit mee aan de betrokken dienst.
2° De procedure om de wettelijkheid, de regelmatigheid en de beschikbaarheid van kredieten te verzekeren van uitgaven die van de visumplicht zijn uitgesloten, wordt expliciet vastgelegd in het organisatiebeheersingssysteem.
3° In het geval dat de aan de verbintenis verbonden uitgaven hoger zijn dan het grensbedrag waarbinnen beroep kan worden op het systeem van de aanvaarde factuur en de financiële verbintenis betrekking heeft op een overheidsopdracht, wordt het visum aan de financieel directeur gevraagd voordat het bevoegd orgaan een beslissing neemt betreffende de gunning van de opdracht.
Het visum of de weigering ervan wordt aan het dossier toegevoegd.
4° In het geval dat de aan de verbintenis verbonden uitgaven hoger zijn dan 30.000 euro excl. BTW en de financiële verbintenis geen betrekking heeft op een overheidsopdracht, wordt het visum van de financieel directeur gevraagd voor het dossier wordt opgenomen op de agenda van het bevoegd orgaan.
Het visum of de weigering ervan wordt aan het dossier toegevoegd.
Vrijstelling van voorafgaandelijk visum
De raad voor maatschappelijk welzijn sluit alle financiële verbintenissen uit van de visumverplichting, met uitzondering van:
Voor visumplichtige dossiers moet een oordeel over het visum toegekend worden vóór het dossier op de agenda van het bevoegd orgaan wordt geagendeerd.
Wijze waarop het voorafgaand visum wordt aangevraagd
De dossierbeheerder maakt een ontwerpbeslissing in het notulensysteem, met vermelding van de financiële impact. Indien de ontwerpbeslissing betrekking heeft op een financiële verbintenis, die niet vrijgesteld is van de visumverplichting, zie artikel 2, vraagt de dossierbeheerder een voorafgaand visum aan via het notulensysteem. De dossierverantwoordelijke dient het volledig dossier dat alle documenten bevat die nodig en nuttig zijn voor het verlenen van een voorafgaand visum met betrekking tot respectievelijk de gunning van een overheidsopdracht, de aanstelling of bevordering van personeel, de toekenning van toelagen, huurcontracten, e.a. ter beschikking te stellen van de financieel directeur.
De ontwerpbeslissing moet de financieel directeur in staat stellen de kredietcontrole uit te oefenen.
* De ontwerpbeslissing (gunningsbeslissing, toekenningsbeslissing, huur, ...) vermeldt de voorgenomen financiële verbintenis, het/de ramingsnummer(s), het bedrag van de voorgenomen uitgave(n), het vastleggingsummer en de gegevens van de begunstigde van de uitgave (naam, adres, ondernemingsnummer).
* De aanstellingsbeslissing vermeldt de naam, adres, geboortedatum en de functie van de werknemer, het verloningsniveau van de functie, tewerkstellingsverband (contractueel/statutair), tewerkstellinsgbreuk, dienst van tewerkstelling, datum en duur van indiensttreding en de geraamde financiële impact.
* De ontwerpbeslissing bij vaste benoeming of bevordering vermeldt tevens of er een proeftijd gepresteerd werd conform de voorschriften van het statuut en of de evaluatie van de proeftijd positief was.
De aanvullende bewijsstukken moeten de financieel directeur in staat stellen de wetmatigheidscontrole uit te oefenen
* voor exploitatie- en investeringsuitgaven die voortspruiten uit overheidsopdrachten moet het gunningsdossier toegevoegd worden. De stukken van het gunningsdossier dienen steeds ter beschikking gesteld te worden aan de financieel directeur. De samenstelling van een gunningsdossier wordt vastgelegd door een afsprakennota tussen de betrokken dienst en de financieel directeur.
* voor werkings- en investeringstoelagen moet minstens het subsidiereglement en de verantwoordingsstukken toegevoegd worden.
* voor huuruitgaven moet minstens het contract worden toegevoegd.
* voor personeelsuitgaven (aanwervingen/bevorderingen) worden de stukken van het aanwervingsdossier steeds ter beschikking gesteld aan de financieel directeur. De samenstelling van een dossier wordt vastgelegd door een afsprakennota tussen de betrokken dienst en de financieel directeur.
De financieel directeur kan te allen tijde bijkomende documenten of informatie opvragen voor zover hij dit noodzakelijk vindt om een beslissing inzake het visum te geven.
Termijn voor het geven van het voorafgaand visum
De financieel directeur zal binnen een termijn van 8 werkdagen na datum ontvangst van het volledig dossier een uitspraak doen over het visum. Indien de financieel directeur oordeelt dat het dossier onvolledig is of het nodig acht om extra informatie op te vragen i.f.v. een correcte visumverlening, zal hij dit binnen de termijn van 8 werkdagen na datum ontvangst van het dossier via e-mail meedelen aan de dossierbeheerder. In dit geval zal hij een nieuwe deadline bepalen in overleg met de dossierbeheerder en wordt de termijn gestuit tot aan die datum op voorwaarde dat de gevraagde stukken tijdig aan de financieel directeur werden aangeleverd.
Indien uit het onderzoek van de financieel directeur de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt en indien er voldoende goedgekeurde kredieten zijn, kan een voorafgaand visum worden verleend. Indien het voorafgaand visum niet kan worden verleend, wordt dit door de financieel directeur gemotiveerd. De weigering van het visum wordt via het notulensysteem overgemaakt aan de dossierbeheerder en de algemeen directeur. De dossierbeheerder plaatst de weigering van het voorafgaand visum op de agenda van het vast bureau.
Als de financieel directeur, bij gemotiveerde beslissing, aan een voorgenomen verbintenis, weigert een visum te verlenen, kan het vast bureau, conform artikel 267 van het decreet over het lokaal bestuur, op eigen verantwoordelijkheid viseren. In dat geval brengt het vast bureau de gemotiveerde beslissing van de financieel directeur, samen met zijn eigen beslissing, ter kennis van de raad voor maatschappelijk welzijn. Pas na deze kennisname kan de verbintenis aangegaan worden.
De financieel directeur kan ook een visum onder voorwaarden geven. Hij zal dit duidelijk motiveren en omschrijven op welke wijze en wanneer aan de voorwaarden dient voldaan te zijn.
Rapportering
De financieel directeur rapporteert in volle onafhankelijkheid minstens éénmaal per jaar aan de raad over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen. Hij stelt tegelijkertijd een afschrift van dat rapport ter beschikking van het uitvoerend bestuursorgaan en de algemeen directeur.
Dit besluit vervangt artikel 3 van het besluit "Definitie begrip 'dagelijks bestuur' en vrijstelling voorafgaand visum - Goedkeuring" van de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 februari 2019 en treedt in werking vanaf 1 juli 2022.