Voorzitter Maurice Van Hemelen opent de vergadering.
Raadslid Frans De Cock dankt de algemeen directeur en secretariaat voor het verslag.
De notulen van de zitting van de raad van maatschappelijk welzijn van 13 december 2021 worden goedgekeurd.
§ 1. De verkozen leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst van wie de geloofsbrieven door de raad voor maatschappelijk welzijn zijn goedgekeurd, leggen, voor ze hun mandaat aanvaarden, de volgende eed af in handen van de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn: "Ik zweer de verplichtingen van mijn mandaat trouw na te komen.".
In geval van algehele vernieuwing van het bijzonder comité voor de sociale dienst vindt de eedaflegging plaats tijdens de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn aansluitend op de installatievergadering van de gemeenteraad. Die eedaflegging vindt plaats in openbare vergadering.
Elke andere eedaflegging gebeurt alleen ten overstaan van de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en in aanwezigheid van de algemeen directeur. Daarvan wordt een proces-verbaal opgemaakt dat ondertekend wordt door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en door de algemeen directeur en dat aan de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst wordt bezorgd.
Als de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn de eed niet afneemt van de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst op de vergadering, vermeld in het tweede lid, of, bij vervanging van een lid, na de installatievergadering uiterlijk vóór de eerstvolgende vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst, wordt de eed afgenomen door diegene die de voorzitter vervangt overeenkomstig artikel 7, § 5, tweede lid. In voorkomend geval noteert de algemeen directeur de vervanging van de voorzitter in de notulen van de vergadering en wordt het proces-verbaal ondertekend door degene die de eed heeft afgenomen.
§ 2. De verkozen leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst die aanwezig zijn op de vergadering, vermeld in paragraaf 1, tweede lid, en die de eed niet afleggen, worden geacht afstand te hebben gedaan van hun mandaat.
§ 3. De verkozen leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst die niet aanwezig zijn op de vergadering, vermeld in paragraaf 1, tweede lid, en die, nadat ze daarvoor uitdrukkelijk zijn opgeroepen, zonder geldige reden afwezig zijn op de eerste daaropvolgende vergadering, worden geacht afstand te hebben gedaan van hun mandaat.
§ 4. Een verkozen lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst dat zich zonder geldige reden niet aanmeldt bij de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn voor de eedaflegging, vermeld in paragraaf 1, derde lid, na daarvoor te zijn uitgenodigd, wordt geacht afstand te hebben gedaan van zijn mandaat.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het ontslag als lid van het BCSD van de heer Flor Celen en neemt kennis van de eedaflegging van opvolger de heer Ronny Goossens op 10 januari 2022.
De heer Ronny Goossens is lid van het BCSD sinds deze eedaflegging.
De dienst overheidsopdrachten heeft een procedure voor een overheidsopdracht voor leveringen met als voorwerp: 'Aankoop industriële elektriciteitsmaterialen' met ref 2021-034, gevoerd bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking en raamde de totale waarde van de opdracht op 94 928,50 euro excl. 21% btw of 114 863,49 euro incl 21% btw. De opdracht werd in het college van burgemeester en schepenen in zitting van 20 december 2021 toegewezen aan de firma Cebeo, Bell Telephonelaan 3A te 2260 Westerlo.
De basisopdracht neemt aanvang op 1 januari 2022 en is geldig voor een termijn van 12 maanden. De opdracht kan maximaal 3 keer stilzwijgend verlengd worden voor eenzelfde periode indien de leveringen geen aanleiding hebben gegeven tot klachten.
Er is een opzegmogelijkheid voorzien voor zowel dienstverlener als de deelnemende entiteiten. Elk bestuur heeft recht om de opdracht, elk voor zichzelf, eenzijdig te beëindigen, mits het verzenden van een aangetekende opzegbrief en mits het respecteren van een opzegtermijn. Opzeg onder deze voorwaarden kan geen aanleiding geven tot het verkrijgen van een schadevergoeding.
De opdracht omvat de aankoop van diverse (levering en/of afhaling) elektriciteitsmaterialen voor het onderhoud van het patrimonium, met oa bekabeling, stekkers, verdeelinrichtingen, schakelmaterialen, lampen, batterijen enz. De jaarlijkse kost is sterk afhankelijk van de noodwendigheden, bestellingen verlopen op afroep met een geschatte jaarlijkse uitgave van 24 000 euro verspreid over de deelnemende entiteiten.
*De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
*De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
*Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
*Het Koninklijk besluit van 14 januari 2016 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
*Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald art. 77.
*Het besluit van 25 februari 2019 van de raad voor maatschappelijk welzijn waarbij het begrip 'dagelijks bestuur' wordt gedefinieerd en waarin de gevallen worden opgesomd die van een voorafgaand visum door financieel beheerder worden vrijgesteld.
De raad beslist toe te treden tot de aankoopcentrale van gemeente Westerlo aangaande de groepsaankoop 'Aankoop diverse industriële elektriciteitsmaterialen' (referentie bestek 2021-034) en verleent goedkeuring aan het gunningsbesluit van het schepencollege van 20 december 2021 in het kader van deze groepsaankoop. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 2021-034. De basisopdracht neemt aanvang op 1 januari 2022 voor een periode van 12 maanden en is 3x stilzwijgend verlengbaar indien de leveringen geen aanleiding hebben gegeven tot klachten. Er is een opzegmogelijkheid voorzien voor beide partijen. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 2021-034.
De raad vraagt het vast bureau over te gaan tot sluiting van de opdracht met de firma Cebeo, Bell Telephonelaan 3A te 2260 Westerlo, aan de eenheidsprijzen zoals opgegeven in de offerte en de voorwaarden verbonden aan de aankopen uit de catalogus. De facturatie dient voor elke entiteit gemeente/ocmw afzonderlijk te gebeuren. Elke entiteit is zelf verantwoordelijk voor de tijdige betaling van de facturen met betrekking tot de geleverde goederen.
De aankoopcentrale Gemeente Westerlo wordt in kennis gesteld van deze beslissing.
OCMW Westerlo dient met ingang van 1/01/2022 nieuwe verzekeringscontracten afgesloten te hebben voor arbeidsongevallen en lichamelijke ongevallen.
Gemeente Westerlo heeft voor dergelijke verzekeringen een contractverlenging afgesloten met Ethias, Prins-Bisschopssingel 73, 3500 Hasselt met ingang van 1 januari 2019. Het afgesloten contract kan jaarlijks stilzwijgend verlengd worden.
Omwille van technische redenen, met name de synchronisatie van interne processen bij OCMW en gemeente, werd ervoor geopteerd om te onderhandelen met één dienstverlener, met name Ethias. Bijkomend wordt een aanzienlijke kostenstijging vermeden aangezien het OCMW bij Ethias een sterkere onderhandelingspositie kan innemen doordat er reeds gelijkaardige voordelige contracten lopen voor gemeente Westerlo.
Op 15 juni 2021 werd per mail een vrijblijvende offerte ‘arbeidsongevallenverzekering’ met ref. 103182057 ontvangen van Ethias, Prins-Bisschopssingel 73, 3500 Hasselt. Het contract kan ingaan op 1/01/2022 met een duurtijd van 3 jaar. De algemene voorwaarden gelden zoals vermeld in de overeenkomst met ref. 2151-519-10 20. Een bijkomende verzekering lichamelijke ongevallen is niet noodzakelijk aangezien alle nodige verzekeringen vervat zijn in voorgenoemde offerte.
De prijzen vermeld in de offerte van Ethias met ref. 103182057 werden bekomen na onderhandelingen. De prijzen zijn marktconform en voordelig mede doordat de voorwaarden gelijk geschakeld worden met de huidige polis die Ethias heeft afgesloten met gemeente Westerlo.
Het OCMW neemt bovendien kennis van omzendbrief KB/ABB 2019/1 van de Vlaamse Regering betreffende de verplichte toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten bij verzekeringscontracten. Verzekeringsovereenkomsten kunnen in beginsel pas worden afgesloten na het voeren van een overheidsopdrachtenprocedure die periodiek en in principe om de 4 jaar moet worden herhaald.
Bijgevolg zal bij het einde van het contract tijdig initiatief genomen worden om de markt te bevragen overeenkomstig de wetgeving overheidsopdrachten. Dit via deelname aan de groepsaankoop ‘Arbeidsongevallen’ van de intercommunale aankoopdienst van IOK of het zelf in de markt plaatsen van de opdracht en dit zowel voor OCMW Westerlo als voor gemeente Westerlo. Op deze manier kan via schaalvergroting een sterkere onderhandelingspositie bekomen worden met als resultaat een voordelig verzekeringscontract.
Meerjarenbestelbon 2021005589 werd aangemaakt voor in totaal 145.920 euro (48.000 euro in 2022 en 48.960 euro in 2023-2024). Bij de vastlegging werd er rekening gehouden me een prijsstijging van 2% in 2023 en 2024.
Bij de beslissing van het VAB van 6 december 2021 werd de volgende voorwaarde gesteld door de financieel directeur:
Het bestuur is in kennis gesteld op 29 maart 2021 van de opzegging door Belfius Insurance. Er was in principe voldoende tijd om de opdracht in de markt te plaatsen om te kunnen gunnen vanaf 1/01/2022. De nodige initiatieven om de markt te bevragen overeenkomstig de wetgeving op overheidsopdrachten werden niet genomen. Er is wel een zeer beperkte bevraging geweest bij de huidige verzekeraar van de gemeente en de prijzen in de offerte bleken marktconform te zijn. Verder is er begrip dat men in de toekomst samen met de gemeente een gezamenlijke opdracht in de markt wil plaatsen en dient het bestuur te allen tijde verzekerd te blijven.
Daarom wordt de voorwaarde gesteld om de opdracht binnen 3 jaar via de correcte procedure te gunnen zodat het bestuur aan de wetgeving op overheidsopdrachten voldoet. Tevens kunnen de mogelijkheden om via een groepsaankoop of raamcontract te werken onderzocht worden. Hiervoor dient de raad deze intentie te bekrachtigen.
Via dit besluit door de raad voor maatschappelijk welzijn, en in het bijzonder artikel 3, voldoet het bestuur aan de gestelde voorwaarde.
De raad voor maatschappelijk welzijn geeft goedkeuring aan de principiële beslissing van het vast bureau van 6 december 2021 waarbij de ‘verzekering arbeidsongevallen’ gegund wordt aan Ethias nv, Prins-Bisschopssingel 73, 3500 Hasselt op basis van de offerte met ref. 103182057. Het contract gaat in op 1/01/2022 met een duurtijd van 3 jaar tot uiterlijk 31/12/2024. De algemene voorwaarden gelden zoals vermeld in de overeenkomst met ref. 2151-519-10 20.
De prijzen vermeld in de offerte van Ethias met ref. 103182057 werden bekomen na onderhandelingen. De prijzen zijn marktconform en voordelig mede doordat de waarborgen gelijk geschakeld worden met de huidige polis die Ethias heeft afgesloten met gemeente Westerlo.
De kosten van de opdracht ‘verzekering arbeidsongevallen’ worden verrekend op de Actie 000088 ‘we voorzien in verzekeringen voor onze medewerkers’ (R00109).
De kostprijs van de opdracht wordt op jaarbasis geraamd op 48.000 euro, op basis van de opgegeven vermoedelijke hoeveelheden van het OCMW. De totale kostprijs van de opdracht over een periode van 3 jaar wordt geraamd op 145.920 euro, rekening houdend met een prijsstijging van 2% in 2023-2024.
Meerjarenbestelbon 2021005589 werd aangemaakt voor in totaal 145.920 euro (48.000 euro in 2022 en 48.960 in 2023-2024).
Het OCMW verbindt zich er toe om tijdig voor afloop van het gegunde contract de nodige initiatieven te nemen en de markt te bevragen overeenkomstig de wetgeving op overheidsopdrachten.
Het voorbije decennium zijn er binnen het gemeentebestuur en OCMW Westerlo verschillende projecten gerealiseerd om zo efficiënt mogelijk de interne communicatie en samenwerking te realiseren. De aangeboden faciliteiten binnen gemeente en OCMW zijn recent gemoderniseerd. Om de basisfaciliteiten (e-mail, documentenbeheer en taakopvolging) te behouden evenals het technisch kader om de interne processen verder te optimaliseren is Office 365 noodzakelijk.
De dienst ICT is vragende partij om gebruik te maken van de opdrachtencentrale van de gemeente Aalter in kader van de raamovereenkomst met ref. 281.03-20d0215 m.b.t. perceel 8 “Softwarelicenties en beheer” omwille van onderstaande redenen;
OCMW Westerlo wordt nu gevraagd om toe te treden tot de gegunde groepsaankoop van aankoopcentrale gemeente Aalter met het oog op contractsluiting met de gekozen opdrachtnemer en dit enkel wat betreft perceel 8 “Softwarelicenties en beheer ” dat is gegund aan Realdolmen, A. Vaucampslaan 42, 1654 Huizingen.
Op basis van het Decreet Lokaal Bestuur is de Raad voor Maatschappelijk Welzijn voor deze opdracht bevoegd om te beslissen over de toetreding tot de aankoopcentrale en het vast bureau bevoegd om de opdracht te sluiten.
- De wet van l7 juni 2016 inzake overheidsopdrachten,
- De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
- Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
- Het koninklijk besluit van l4 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
- Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, zoals gewijzigd.
OCMW Westerlo neemt kennis van het besluit van de aanbestedende overheid gemeente Aalter van 15 februari 2021 betreffende;
OCMW Westerlo neemt kennis van het besluit van de aanbestedende overheid Aalter van 8 maart 2021 om perceel 8 (softwarelicenties en beheer) van de raamovereenkomst ‘Project LB365’ te gunnen aan de firma met de enige regelmatige offerte met name RealDolmen, A. Vaucampslaan 42, 1654 Huizingen tegen de eenheidsprijzen zoals vermeld in de offerte van de inschrijver.
De overeenkomst heeft een looptijd van drie jaar met ingang van 1 februari 2022 tot uiterlijk 31 januari 2025.
OCMW Westerlo treedt toe tot de raamovereenkomst ‘Project LB365’ (bestek met ref. 281.03-20d0215) van opdrachtencentrale gemeente Aalter voor afname van softwarelicenties in kader van perceel 8 tegen de eenheidsprijzen zoals vermeld in de gegunde offerte van RealDolmen A. Vaucampslaan 42, 1654 Huizingen.
Het vast bureau wordt belast met de uitvoering van dit besluit en wordt gevraagd over te gaan tot sluiting van de opdracht.
Raadslid Frans De Cock licht het agendapunt toe. Hij zegt dat, gezien het huidige grote aantal besmettingen en de noodzaak aan frequente extra zelftesten deze steun aan kwetsbare gezinnen/doelgroepen zeker verantwoord is.
Schepen Paul Helsen antwoordt dat nog voor dit punt op de agenda werd gezet, het college besliste om een 500 zelftesten aan te kopen. Deze zullen, onder andere, gebruikt worden voor bepaalde trajecten met onze cliënten en de noden en behoeften van onze kwetsbare inwoners. Naast deze ter beschikking gestelde zelftesten, kunnen mensen met een verhoogde tegemoetkoming zelftesten aan 1 euro aankopen. Schepen Helsen verduidelijkt verder dat de steunmaatregelen via de federale overheid besteed kunnen worden aan individuele tegemoetkomingen. De zelftesten worden gefinancierd door de gemeente zelf.
Raadslid Ronny Goossens vraagt of deze testen ook kunnen bedeeld worden aan de BKO.
Schepen Paul Helsen antwoordt dat de testen verspreid zijn over verschillende diensten, waaronder BKO en de scholen.
Raadslid Frans De Cock vraagt of het aantal testen niet beperkt is.
Schepen Paul Helsen zegt dat indien er te weinig zouden zijn er uiteraard bijgekocht worden en voegt er aan toe dat ervaren wordt dat begeleiding nodig is. Er wordt vastgesteld dat ook de afname van mondmaskers die ter beschikking zijn op de sociale dienst niet groot is.
Raadslid Patrick Vercauteren benadrukt dat het belangrijk is dat er de nodige begeleiding en opvolging wordt gegeven bij de zelftesten.
Er wordt niet gestemd.