OCMW Westerlo dient met ingang van 1/01/2022 nieuwe verzekeringscontracten afgesloten te hebben voor arbeidsongevallen en lichamelijke ongevallen.
Gemeente Westerlo heeft voor dergelijke verzekeringen een contractverlenging afgesloten met Ethias, Prins-Bisschopssingel 73, 3500 Hasselt met ingang van 1 januari 2019. Het afgesloten contract kan jaarlijks stilzwijgend verlengd worden.
Omwille van technische redenen, met name de synchronisatie van interne processen bij OCMW en gemeente, werd ervoor geopteerd om te onderhandelen met één dienstverlener, met name Ethias. Bijkomend wordt een aanzienlijke kostenstijging vermeden aangezien het OCMW bij Ethias een sterkere onderhandelingspositie kan innemen doordat er reeds gelijkaardige voordelige contracten lopen voor gemeente Westerlo.
Op 15 juni 2021 werd per mail een vrijblijvende offerte ‘arbeidsongevallenverzekering’ met ref. 103182057 ontvangen van Ethias, Prins-Bisschopssingel 73, 3500 Hasselt. Het contract kan ingaan op 1/01/2022 met een duurtijd van 3 jaar. De algemene voorwaarden gelden zoals vermeld in de overeenkomst met ref. 2151-519-10 20. Een bijkomende verzekering lichamelijke ongevallen is niet noodzakelijk aangezien alle nodige verzekeringen vervat zijn in voorgenoemde offerte.
De prijzen vermeld in de offerte van Ethias met ref. 103182057 werden bekomen na onderhandelingen. De prijzen zijn marktconform en voordelig mede doordat de voorwaarden gelijk geschakeld worden met de huidige polis die Ethias heeft afgesloten met gemeente Westerlo.
Het OCMW neemt bovendien kennis van omzendbrief KB/ABB 2019/1 van de Vlaamse Regering betreffende de verplichte toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten bij verzekeringscontracten. Verzekeringsovereenkomsten kunnen in beginsel pas worden afgesloten na het voeren van een overheidsopdrachtenprocedure die periodiek en in principe om de 4 jaar moet worden herhaald.
Bijgevolg zal bij het einde van het contract tijdig initiatief genomen worden om de markt te bevragen overeenkomstig de wetgeving overheidsopdrachten. Dit via deelname aan de groepsaankoop ‘Arbeidsongevallen’ van de intercommunale aankoopdienst van IOK of het zelf in de markt plaatsen van de opdracht en dit zowel voor OCMW Westerlo als voor gemeente Westerlo. Op deze manier kan via schaalvergroting een sterkere onderhandelingspositie bekomen worden met als resultaat een voordelig verzekeringscontract.
Meerjarenbestelbon 2021005589 werd aangemaakt voor in totaal 145.920 euro (48.000 euro in 2022 en 48.960 euro in 2023-2024). Bij de vastlegging werd er rekening gehouden me een prijsstijging van 2% in 2023 en 2024.
Bij de beslissing van het VAB van 6 december 2021 werd de volgende voorwaarde gesteld door de financieel directeur:
Het bestuur is in kennis gesteld op 29 maart 2021 van de opzegging door Belfius Insurance. Er was in principe voldoende tijd om de opdracht in de markt te plaatsen om te kunnen gunnen vanaf 1/01/2022. De nodige initiatieven om de markt te bevragen overeenkomstig de wetgeving op overheidsopdrachten werden niet genomen. Er is wel een zeer beperkte bevraging geweest bij de huidige verzekeraar van de gemeente en de prijzen in de offerte bleken marktconform te zijn. Verder is er begrip dat men in de toekomst samen met de gemeente een gezamenlijke opdracht in de markt wil plaatsen en dient het bestuur te allen tijde verzekerd te blijven.
Daarom wordt de voorwaarde gesteld om de opdracht binnen 3 jaar via de correcte procedure te gunnen zodat het bestuur aan de wetgeving op overheidsopdrachten voldoet. Tevens kunnen de mogelijkheden om via een groepsaankoop of raamcontract te werken onderzocht worden. Hiervoor dient de raad deze intentie te bekrachtigen.
Via dit besluit door de raad voor maatschappelijk welzijn, en in het bijzonder artikel 3, voldoet het bestuur aan de gestelde voorwaarde.
De raad voor maatschappelijk welzijn geeft goedkeuring aan de principiële beslissing van het vast bureau van 6 december 2021 waarbij de ‘verzekering arbeidsongevallen’ gegund wordt aan Ethias nv, Prins-Bisschopssingel 73, 3500 Hasselt op basis van de offerte met ref. 103182057. Het contract gaat in op 1/01/2022 met een duurtijd van 3 jaar tot uiterlijk 31/12/2024. De algemene voorwaarden gelden zoals vermeld in de overeenkomst met ref. 2151-519-10 20.
De prijzen vermeld in de offerte van Ethias met ref. 103182057 werden bekomen na onderhandelingen. De prijzen zijn marktconform en voordelig mede doordat de waarborgen gelijk geschakeld worden met de huidige polis die Ethias heeft afgesloten met gemeente Westerlo.
De kosten van de opdracht ‘verzekering arbeidsongevallen’ worden verrekend op de Actie 000088 ‘we voorzien in verzekeringen voor onze medewerkers’ (R00109).
De kostprijs van de opdracht wordt op jaarbasis geraamd op 48.000 euro, op basis van de opgegeven vermoedelijke hoeveelheden van het OCMW. De totale kostprijs van de opdracht over een periode van 3 jaar wordt geraamd op 145.920 euro, rekening houdend met een prijsstijging van 2% in 2023-2024.
Meerjarenbestelbon 2021005589 werd aangemaakt voor in totaal 145.920 euro (48.000 euro in 2022 en 48.960 in 2023-2024).
Het OCMW verbindt zich er toe om tijdig voor afloop van het gegunde contract de nodige initiatieven te nemen en de markt te bevragen overeenkomstig de wetgeving op overheidsopdrachten.